🤝 ניהול משאילים והשאלות

ניהול משאילים והשאלות הוא מודול שמאפשר לכם לעקוב מי לקח איזה פריט, מתי וכמה – ומתי הוחזר.
הוא מתאים גם להשאלות פנימיות (עובדי העסק שלוקחים ציוד) וגם ללקוחות (למשל השכרת ציוד לאירועים).
שימו לב: המודול מחובר תפעולית לתהליך הספירה – את פעולות ההשאלה/החזרה מבצעים מתוך מסך הספירה (במצב ייעודי), בעוד שהדף הנוכחי משמש לניהול רשימת המשאילים ולבקרה היסטורית.

🏁 איך נכנסים

• בטלפון: תפריט ☰ למעלה מימין → ניהול משאילים והשאלות.

• במחשב: העבירו עכבר על התפריט משמאל → ניהול משאילים והשאלות.

🔐 הרשאות: הדף מוצג רק כאשר תמיכת OpticCount מפעילה לכם את היכולת. בנוסף, רק משתמשים עם הרשאה מתאימה יראו ויערכו את התוכן.

🎛️ האזור העליון – פעולות ראשיות

• ➕ הוסף משאיל (ירוק): יצירת משאיל חדש (שם, טלפון, הערה). משאיל יכול להיות עובד או לקוח – הבחירה תלויה בכם; ההבדל הוא שימושי בלבד לניהול.

• 🔎 חיפוש לפי פריט (כחול כהה): חיפוש השאלות/החזרות לפי פריט מסוים. אפשר להקליד קוד פריט/ברקוד או לסרוק, ותקבלו תמונת מצב:

  • כמה מהפריט נמצא כרגע בידי משאילים (נטו).

  • כמה יש בכל סניף (מלאי נוכחי).

  • פירוט מי מחזיק וכמה.

💡 טיפ: אם יש לכם “פריט שחסר על המדף”, התחילו מ־חיפוש לפי פריט; לעיתים תגלו שהוא בכלל מושאל.

🗂️ הטבלה – רשימת המשאילים

לכל משאיל מוצגים נתונים מקוצרים (שם, טלפון, הערה, ועוד). מכל שורה ניתן:

• ערוך – עדכון פרטי המשאיל.

• פרטי הלוואות – פתיחת חלון בקרה מפורט.

🧾 חלון “פרטי הלוואות – [שם]”

• כרטיסי מצב בראש:

  • סה״כ פריטים שהושאלו עד היום.

  • פריטים ברשותו כעת (נטו).

• טבלת פירוט לפי פריטים:

  • קוד פריט / תיאור / ברקוד

  • סה״כ השאלות (כמות שנלקחה)

  • סה״כ החזרות

  • נותר אצלו (= השאלות − החזרות)

דאבל־קליק/סימון עמודה מאפשר למיין מהר ולמצוא חריגות (למשל “מה עוד לא הוחזר”).

🔁 איפה מבצעים השאלה/החזרה בפועל?

את פעולות השאלה ו־החזרה מבצעים מתוך מסך ספירת המלאי, במצב ייעודי:

1. עברו ל־דף הבית ולחצו התחל ספירה.

2. בחרו סניף.

3. לחצו על אייקון הגדרות (גלגל שיניים) ↠ תחת מצבי מערכת הפעילו את מצב השאלה/החזרה.

4. כעת, בחלק העליון של מסך הספירה יופיעו:

   • שדה משאיל (חובה) – בחרו את המשאיל מתוך הרשימה.

   • מתג השאלה/החזרה – בחרו את סוג הפעולה.

   • שדה מזהה פריט – סרקו/הקלידו ברקוד/קוד פריט.

5. אשרו – הפעולה נרשמת גם בלוג ההשאלות של המשאיל וגם כחלק מתנועות הספירה.

💡 כך תוכלו להפעיל בעסק רישום תנועות השאלה/החזרה בזמן אמת, מבלי לצאת מזרימת העבודה המוכרת של ספירה.

📐 איך זה נספר? (היגיון תפעולי)

• השאלה מגדילה את “אצל משאילים” ומפחיתה מהמלאי בסניף (יציאה זמנית).

• החזרה עושה ההפך: מצמצמת “אצל משאילים” ומחזירה למלאי הסניף.

• היתרה אצל כל משאיל מחושבת נטו: השאלות − החזרות.

• ניתן לבצע החזרה גם אם פעולת ההשאלה המקורית לא נמצאה (למשל תוקנה בדיעבד) – הדוח יראה נטו תקין. מומלץ בכל זאת לשמור עקביות בבחירת המשאיל.

🧭 תרחישים ודוגמאות

• ציוד פנימי לעובדים
  הוסיפו כמשאילים את עובדי המחסן/טכנאים. בכל פעם שמכשיר יוצא – בוחרים את העובד כמשאיל, “השאלה”, וסורקים. בהחזרה עושים “החזרה” לאותו עובד. דוח “פרטי הלוואות” מראה מי מחזיק מה.

• חברת השכרה לאירועים
  כל לקוח מוגדר כמשאיל. לקראת אירוע מבצעים “השאלה” על הפריטים הרלוונטיים; אחרי האירוע – “החזרה”. בחיפוש לפי פריט רואים איפה הציוד “תקוע”.

• איתור חסרים בזמן ספירה
  מצאתם חוסר? חפשו לפי פריט. אם הוא ברשות משאיל כלשהו – תראו מיד אצל מי וכמה.

✅ מתי להשתמש / מתי לא

מומלץ להשתמש כאשר:

• יש תנועות ציוד זמניות (החוצה/פנימה) שצריכות מעקב שמי.

• תרצו שקבצי הסיכום ומדדי המלאי ינוכו/יתווספו אוטומטית בהתאם להשאלות/החזרות.

פחות מתאים אם:

• אין אצלכם כלל השאלות – אל תפעילו את מצב המערכת; תשאירו את הספירה פשוטה.

• אתם צריכים חוזי השכרה/חשבוניות – זה מעבר להיקף המודול כרגע (אפשר לייצא נתונים ל־ERP/CRM שרלוונטי).

🧩 הרשאות וגישה

• המודול נפתח לפי בקשתכם על־ידי תמיכת OpticCount.

• רק משתמשים בעלי הרשאות לניהול יראו את הדף ויוכלו ליצור/לערוך משאילים.

• מי שמבצע בשטח חייב להיות מוקצה לסניף שבו מתבצעת ההשאלה/החזרה (כמו בשאר הספירה).

⚠️ טעויות שכדאי להימנע מהן

• בלבול בין השאלה ל־החזרה – ייצור נטו שגוי. אם טעיתם, בצעו את הפעולה ההפוכה על אותו פריט/משאיל לתיקון מהיר.

• שמות משאילים לא עקביים (“דן”, “דניאל”) – הגדירו רשימה מסודרת מראש והימנעו ממשאילים כפולים.

💡 טיפים

• לפני אירוע גדול/פרויקט – עברו על חלון “פרטי הלוואות” למי שיש עליו ציוד וודאו החזרות.

• משלבים ברקוד כרטיס עובד/לקוח? נהדר – אפשר לסרוק אותו לשדה “משאיל” (אם מוגדר לכם ברמת הארגון).

סיכום

מודול ניהול משאילים והשאלות נותן לכם שליטה אמיתית על ציוד שנע בין אנשים: מי לקח, מה, כמה ומתי – ומה עוד לא חזר. הוא מתחבר למסך הספירה שלכם, כך שהעבודה נשארת זורמת, והדוחות תמיד מעודכנים. הגדירו משאילים, הפעילו את מצב ההשאלה/החזרה, וסרקו – השאר כבר קורה אוטומטית.