דף ניהול קטלוג הפריטים הוא המקום שבו מגדירים ומתחזקים את “מאגר האמת” של הפריטים: קודים, ברקודים, שמות/תיאורים, מחירים, ספקים, קטגוריות ועוד. בלי קטלוג מסודר – זיהוי הפריט בזמן הספירה יהיה חלקי, וחלק מהיכולות (סיכום לפי מחירים, ייצוא ל-ERP, התרעות כפילות חכמות) ייפגעו.

🏁 איך נכנסים

• בטלפון (Mobile): לחצו על כפתור התפריט ☰ בצד ימין למעלה → בחרו ניהול קטלוג פריטים.

• במחשב (Desktop): העבירו את העכבר על התפריט שבצד שמאל → לחצו על ניהול קטלוג פריטים.

  ---

למה הדף קיים

• זיהוי אמין בזמן ספירה – כשסורקים ברקוד, המערכת יודעת “מי זה” ומה התיאור/המחיר שלו.

• סיכומים כספיים – מחירי עלות/מכירה מגיעים מהקטלוג.

• יישור עם ERP – שמירת שדות רלוונטיים (כמו קוד מיון, ספק, קטגוריה, איתור ERP).

• גמישות מלאה – אפשר לעבוד עם אקסל/CSV, להוסיף ידנית פריטים נקודתיים, או לעדכן קטלוג קיים.

חשוב: הקטלוג משותף לכל הסניפים

• קטלוג הפריטים משותף לכל סניפי העסק – זאת אומרת שקוד פריט, ברקוד, תיאור, מחירים וכו’ זהים בכל הסניפים.

• עם זאת, יש שני שדות שהם לוגיים-לפי-סניף:

  1. איתור לפי מערכת ניהול מלאי – כי אותו פריט יכול להיות “123” בסניף א’ ו”מדף 556” בסניף ב’.

  2. כמות לפי מערכת ניהול מלאי (ERP) – יתרה היסטורית/רפרנס שמגיעה מה-ERP לרוב נשמרת לסניף מסוים (יתרות שונות בין סניפים).

• לכן למעלה בדף תראו בחירת סניף – היא נועדה רק כדי להציג/לנהל את שני השדות הללו בהקשר הסניף הנבחר. כל שאר השדות הם חוצי-סניפים.

💡 טיפ: אם אינכם עובדים עם שדות “איתור ERP”/“כמות ERP”, בחירת הסניף לא תשנה את יתר העמודות.

✨ הפעולות הראשיות (Action Bar)

• יבא קטלוג – העלאת קובץ אקסל/CSV של קטלוג (ראו פירוט מלא בהמשך).

• הוסף פריט חדש לקטלוג – הוספה ידנית (קוד/ברקוד/שם/מחירים…). שימושי להוספה מהירה של פריט שחסר.

• מחק את קטלוג הפריטים לצמיתות (כפתור אדום, פעולה מסוכנת) – מרוקן את המאגר. מיועד רק למצבים חריגים של החלפה מלאה; מומלץ לגבות לפני.

• בחר סניף – לקביעת הקשר ההצגה של שדות “איתור ERP/כמות ERP”.

⬇️ ייבוא קטלוג (כפתור אפור – אינטגרציה חיה)

מתי הכפתור מוצג
הכפתור מופיע רק אם מוגדרת אינטגרציה שתומכת בייבוא קטלוג. אם אין אינטגרציה מתאימה – הכפתור לא יוצג כלל.

מה קורה בלחיצה
נמשכת בזמן אמת כל רשימת הפריטים מה־ERP/מהמערכת החיצונית, בלי צורך להעלות קובץ.
המערכת תבצע:

• עדכון פריטים קיימים (תיאורים/מחירים/ברקודים/מאפיינים).

• הוספת פריטים חדשים שלא היו בקטלוג.

• שדות פר־סניף (אם ה־ERP מספק): איתור לפי ERP ו־כמות לפי ERP ייקלטו לפי הנתונים שהגיעו.

תנאי מקדים
את חיבור האינטגרציה מגדירים ב־האינטגרציות שלי (כולל הרשאות ושיוכים נדרשים). לאחר ההגדרה – הכפתור יופיע אוטומטית במסך.

מתי להשתמש

• כשהקטלוג מנוהל ב־ERP ורוצים יישור מלא ומהיר ללא אקסלים.

• בעדכונים תכופים של מחירים/שמות/ברקודים.

  
  

הסבר על כפתור ״טען קובץ קטלוג פריטים חדש״

העלאת קובץ קטלוג – חלון ההוראות (לפני המיפוי)

בחלון “העלאת קובץ קטלוג הפריטים” תראו את ההנחיות והדרישות:

פורמט דרוש

• סיומת קובץ: .xlsx או .csv

• סדר העמודות לא משנה

• קטלוג הפריטים משותף לכל הסניפים

• אם יועלו פריטים כפולים (זהים לקוד/ברקוד שכבר קיימים) – המערכת תעדכן את נתוני הפריט הקיים (לא תיצור כפילות).

שמות עמודות שהמערכת מכירה (מומלץ להשתמש בהם):

• חובה:

  • “קוד פריט” ו/או “ברקוד” (צריך לפחות אחד מהם)

  • “תיאור פריט”

• לא חובה (יתמכו אם קיימים):

  • “מחיר עלות”, “מחיר מכירה”

  • “שם ספק”, “קטגוריה”, “קוד מיון”

  • “צבע”, “מידה”, “דגם”

  • “יתרה במלאי” (= כמות ERP)

  • “איתור” (= איתור ERP)

במידה ושמות העמודות אצלכם שונים – אל דאגה. בשלב הבא יש מיפוי עמודות וגמישות לשמות חלופיים.

לחיצה על המשך להעלאת קובץ הקטלוג תוביל אתכם למסך מיפוי העמודות.

מיפוי עמודות – איך זה עובד

מה זה מיפוי?

בקובץ CSV/Excel, השורה הראשונה היא כותרות העמודות. המערכת קוראת את הכותרות ומנסה לנחש לבד למה כל עמודה שייכת (ברקוד? שם פריט? מחיר?).

זיהוי אוטומטי + שמות חלופיים

• מנוע הזיהוי תומך בשמות מגוונים. למשל:

  • “שם פריט” יזוהה גם אם כתבתם “שם”, “תיאור”, “שם מוצר”, “תיאור פריטים” וכו’.

  • “ברקוד” יזוהה גם אם כתבתם “Barcode”, “בר-קוד”, “מק”ט נוסף/ברקוד” (בהתאם לקובץ).

• עמודה שזוהתה בהצלחה תופיע בירוק;
  עמודה שלא זוהתה/לא נתמכת תופיע באפור.

שינוי ידני ושמירה לפעם הבאה

• אפשר ללחוץ על שם העמודה בטבלת המיפוי ולבחור שדה יעד אחר – ידנית.

• לאחר אישור, המערכת זוכרת את ההעדפות – בפעם הבאה שתעלו קובץ עם כותרות דומות, הזיהוי כבר יהיה אוטומטי לפי ההגדרות שבחרתם.

בחירת סניף בזמן הטעינה – מתי תופיע?

• אם זוהתה עמודה של “איתור” (ERP) או “יתרה במלאי/כמות ERP”, יוצג שדה בחירת סניף:
  כי הערכים הללו שייכים לסניף מסוים ב-ERP שלכם.

• אם אין בעמודות האלה – לא תידרשו לבחור סניף, ותוכלו להעלות בלי הקשר לסניף.

היגיון עסקי:
פריט אחד יכול להופיע באותו קטלוג לכל הסניפים, אבל איתור ויתרה הם state שקשור למיקום/סניף ספציפי. לכן בזמן קליטת קובץ שמכיל שדות כאלה – צריך להגיד למערכת “על איזה סניף מדובר עכשיו”.

סיום המיפוי

• כאשר כל שדות החובה זוהו (לפחות קוד פריט/ברקוד + תיאור פריט), לחצו אשר מיפוי עמודות.

• המערכת תטפל בעדכון/הוספה: פריטים קיימים יתעדכנו; חדשים יתווספו.

דגשים, תרחישים וטיפים

🧪 תרחישים נפוצים

• עדכון מחירים רבעוני: מעלים קובץ עם קוד פריט + מחירים חדשים → המערכת מעדכנת את הפריטים הקיימים ללא כפילות.

• הוספת מאפיינים: מוסיפים שדות “קטגוריה/ספק/קוד מיון” – גם אם לא היו קודם, אחרי המיפוי הם מתעדכנים.

• ייבוא איתורים/יתרות ERP: מעלים קובץ לכל סניף בנפרד (או בוחרים סניף בשלב הטעינה) כדי לשייך נכון.

✅ מומלץ

• לשמור תבנית אקסל אחת מוסכמת בארגון, עם שמות כותרות ברורים.

• להשתמש במיפוי הידני פעם אחת – ואז ליהנות מזיהוי אוטומטי בכל העלאה הבאה.

• לפני מחיקה מלאה של הקטלוג – תמיד להוריד גיבוי (יצוא לאקסל).

⚠️ טעויות שכדאי להימנע מהן

• קובץ בלי קוד פריט ובלי ברקוד – לא ייקלט (צריך לפחות אחד מהם).

• העלאת קובץ עם איתורים/יתרות ללא בחירת סניף – תיגרם דחייה או שיוך שגוי.

• שמות עמודות “יצירתיים מדי” בלי מיפוי ידני – חלק מהשדות יישארו באפור ולא ייקלטו.

🧠 “חסיני טעויות” בייבוא קטלוג הפריטים – איך אנחנו מפצים על קבצים לא מושלמים

כדי שלא תעצרו בגלל אקסל פחות מסודר, מנגנון הייבוא של OpticCount יודע להתמודד עם מגוון מצבים נפוצים:

• כותרות לא בשורה הראשונה אם יש כמה שורות ריקות/טקסט לא רלוונטי בראש הקובץ – אנחנו מאתרים אוטומטית את שורת הכותרות האמיתית ומתחילים ממנה. אין צורך לנקות ידנית.

• מיפוי חכם גם כשהשמות “דומים” בלבד איננו דורשים התאמה אחד־לאחד. לדוגמה:

  • “תיאור פריט”, “שם פריט”, “שם מוצר” → ימופו לשדה שם/תיאור פריט

  • “בר קודים”, “ברקוד”, “בר־קוד”, barcode → ימופו לשדה ברקוד

  • “מק״ט”, “קוד פריט”, SKU → ימופו לשדה קוד פריט אם עמודה לא זוהתה בוודאות – תסומן באפור במסך המיפוי ותוכלו לבחור ידנית (והבחירה תישמר לפעם הבאה).

• ברקוד אחד–לכמה? אין בעיה אם בתא של עמודת הברקוד יש כמה ברקודים מופרדים בפסיקים (או נקודה־פסיק/שורה חדשה), נבצע פיצול חכם: ניצור שורה נפרדת לכל ברקוד עם אותם נתונים (אותו קוד פריט, שם, מחירים וכו’), כך שכל ברקוד יהיה רשומה עצמאית בקטלוג. דוגמה: 7290000000000,1234567890123 → שתי שורות זהות, כל אחת עם ברקוד שונה.

• נירמול וניקוי אוטומטי (מאחורי הקלעים) הסרת רווחים עודפים, שמירה על אפסים מובילים בברקודים (לא נהפוך למספר), ואיחוד תווי מפריד נפוצים.

💡 טיפ: גם כשאנחנו מתקנים הרבה אוטומטית, תמיד כדאי להציץ במסך מיפוי העמודות לפני האישור – זה המקום לוודא שהכול מיושר בדיוק לאופן שבו תרצו שהקטלוג יתנהג בספירה.

סיכום אזור פעולות.

• הקטלוג הוא לכלל העסק; בחירת הסניף בראש הדף משמשת רק להצגה/ניהול של איתור ERP וכמות ERP שהם פר-סניף.

• תהליך ההעלאה פשוט: קובץ CSV/XLSX → הוראות → מיפוי עמודות (אוטו/ידני) → בחירת סניף אם נדרש → אישור.

  
  

🔎 שורת החיפוש והטבלת נתוני הסריקות

שורת בקרה לטבלה (חיפוש/מיון/סינון)

• חיפוש – טקסט חופשי לפי קוד פריט/ברקוד/שם/ספק/קטגוריה ועוד.

• מיין לפי – לדוגמה: קוד פריט, ברקוד, שם פריט, מחיר, קטגוריה.

• סדר – עולה/יורד.

• הצג תוצאות – מחיל את הבחירות ומרענן את הטבלה.

הטבלה – אילו עמודות תראו

• קוד פריט, ברקוד, תיאור/שם פריט

• שם ספק, קטגוריה, קוד מיון

• מחיר עלות, מחיר מכירה

• איתור לפי מערכת ניהול מלאי (לפי הסניף שנבחר)

• כמות לפי מערכת ניהול מלאי (ERP) (לפי הסניף שנבחר)

• צבע / מידה / דגם (אם קיימים)

• האם נוסף ידנית (סימון לפריטים שנוספו ידנית באופטיק קאונט)

• פעולות שורה (לרוב בצד): עריכה / מחיקה לפריט.